Menjadi Seorang Problem Solver yang Profesional

Oleh:
Prof. Dr. Vincent Gaspersz, Certified Fellow in Production and
Inventory Management (CFPIM) and Six Sigma Black Belt. Anggota IPOMS,
Guru Besar di Trisakti dan konsultan di berbagai perusahaan (Salim Group,
Astra, Gajah Tunggal, dll)

Dalam setiap bidang kehidupan, kita harus menjadi seorang problem
solver yang profesional. Namun dalam kenyataan tidak banyak orang
yang berhasil, malahan mereka menjadi frustrasi dan kemudian
menyalahkan lingkungan atau faktor-faktor di luar pengendalian
(uncontrollable causes), yang pada akhirnya berakibat pada Stress
(lulus S1), lalu meningkat menjadi Stroke (lulus S2) dan pada
akhirnya mengakibatkan Stop-kematian (lulus S3), dari Universitas
Kehidupan!

Penulis selalu menggunakan pendekatan yang terdiri dari tiga langkah
untuk menyelesaikan masalah, dan dalam praktek terbukti ampuh! Dengan
demikian konsep problem solving ini bukan teori belaka, tetapi telah
terbukti keberhasilannya. Jika konsep ini diterapkan dan tidak
berhasil, maka kesalahan bukan pada konsep ini tetapi karena
ketidakprofesionalan semata dari orang yang menerapkan konsep ini.

Ketiga langkah tersebut adalah: (1) mengidentifikasi masalah secara
tepat, (2) menemukan sumber dan akar penyebab dari masalah itu, dan
(3) mengajukan solusi masalah secara efektif dan efisien.

Langkah Pertama: Mengidentifikasi Masalah Secara Tepat

Secara konseptual suatu masalah (M) didefinisikan sebagai
kesenjangan atau gap antara kinerja aktual (A) dan target kinerja (T)
yang diharapkan, sehingga secara simbolik dapat dituliskan persamaan:
M = T – A. Berdasarkan konsep ini, maka seorang problem solver yang
profesional harus terlebih dahulu mampu mengetahui berapa atau pada
tingkat mana kinerja aktual (A) pada saat ini, dan berapa atau pada
tingkat mana target kinerja (T) itu akan dicapai dan kapan harus
mencapai target kinerja (T) itu? Pada tahap awal ini, kita harus
mampu mendefinisikan secara tegas apa masalah utama (M Besar) kita,
kemudian menetapkan pada tingkat mana kinerja aktual (A) kita pada
saat sekarang, dan juga menetapkan target kinerja (T) dan kapan waktu
pencapaian target kinerja (T) itu?

Langkah Kedua: Menemukan Sumber dan Akar Penyebab dari Masalah

Suatu solusi masalah yang efektif adalah apabila kita berhasil
menemukan sumber-sumber dan akar-akar penyebab dari masalah itu,
kemudian mengambil tindakan untuk menghilangkan akar-akar penyebab
itu.

Untuk dapat menemukan akar penyebab dari suatu masalah, maka kita
perlu memahami dua prinsip yang berkaitan dengan hukum sebab-akibat,
yaitu:

1. Suatu akibat terjadi atau ada hanya jika penyebabnya itu ada
pada titik yang sama dalam ruang dan waktu.

2. Setiap akibat mempunyai paling sedikit dua penyebab dalam
bentuk: (a) penyebab yang dapat dikendalikan (controllable causes)
dan (b) penyebab yang tidak dapat dikendalikan (uncontrollable
causes). Penyebab yang dapat dikendalikan berarti penyebab itu berada
dalam lingkup tanggung jawab dan wewenang kita sehingga dapat diambil
tindakan (actionable) untuk menghilangkan penyebab itu. Sebaliknya
penyebab yang tidak dapat dikendalikan berada di luar pengendalian
kita. Penyebab yang tidak dapat dikendalikan (berada di luar kontrol
kita) terdiri dari paling sedikit dua penyebab, yaitu: (b1)
penyebab yang dapat diperkirakan (predictable causes) sehingga
memungkinkan kita untuk mengantisipasi dan mencegahnya, dan (b2)
penyebab yang tidak dapat diperkirakan karena belum ada referensi
atau pengetahuan tentang kejadian itu sebelumnya.

Hal yang paling penting agar mampu mencapai solusi masalah yang
efektif dan efisien adalah memahami prinsip ke-2 dari hukum sebab-
akibat di atas, yaitu bahwa setiap akibat memiliki paling sedikit dua
penyebab dalam bentuk (a) penyebab yang dapat dikendalikan
(controllable causes) dan (b) penyebab yang tidak dapat dikendalikan
(uncontrollable causes). Untuk setiap penyebab yang tidak dapat
dikendalikan (uncontrollable causes) akan terdapat lagi dua kategori
penyebab, yaitu: (b1) penyebab yang dapat diprediksi (predictable
causes) dan (b2) penyebab yang tidak dapat diprediksi sebelum
kejadian (unpredictable causes).

Prinsip ke-2 dalam hukum sebab-akibat di atas, mengajarkan
kepada kita bahwa setiap kali kita bertanya “Mengapa (Why)?”, kita
seharusnya menemukan paling sedikit dua jenis penyebab di atas,
yaitu: (a) penyebab yang dapat dikendalikan, dan (b) penyebab yang
tidak dapat dikendalikan, selanjutnya untuk setiap penyebab yang
tidak dapat dikendalikan kita seharusnya mampu mengidentifikasi
apakah penyebab yang tidak dapat dikendalikan itu adalah (b1) dapat
diperkirakan atau diprediksi sebelum kejadian, dan (b2) tidak dapat
diprediksi atau diperkirakan sebelum kejadian.

Selanjutnya apabila kita mengumpulkan jawaban dari penyebab yang
dapat dikendalikan dan jawaban dari penyebab yang tidak dapat
dikendalikan namun dapat diperkirakan, maka dua tindakan solusi
masalah berikut dapat diambil, yaitu: (1) menghilangkan akar penyebab
yang dapat dikendalikan, dan (2) mengantisipasi melalui tindakan
pencegahan terhadap penyebab yang tidak dapat dikendalikan namun
dapat diperkirakan itu.

Selanjutnya akar-akar penyebab dari masalah yang ditemukan melalui
bertanya “Mengapa” beberapa kali itu dimasukkan ke dalam diagram
sebab-akibat yang telah mengkategorikan sumber-sumber penyebab
berdasarkan prinsip 7M, yaitu:

1. Manpower (tenaga kerja): berkaitan dengan kekurangan dalam
pengetahuan (tidak terlatih, tidak berpengalaman), kekurangan dalam
keterampilan dasar yang berkaitan dengan mental dan fisik, kelelahan,
stress, ketidakpedulian, dll.

2. Machines (mesin-mesin) dan peralatan: berkaitan dengan tidak
ada sistem perawatan preventif terhadap mesin-mesin produksi,
termasuk fasilitas dan peralatan lain, tidak sesuai dengan
spesifikasi tugas, tidak dikalibrasi, terlalu complicated, terlalu
panas, dll

3. Methods (metode kerja): berkaitan dengan tidak ada prosedur
dan metode kerja yang benar, tidak jelas, tidak diketahui, tidak
terstandardisasi, tidak cocok, dll.

4. Materials (bahan baku dan bahan penolong): berkaitan dengan
ketiadaan spesifikasi kualitas dari bahan baku dan bahan penolong
yang digunakan, ketidaksesuaian dengan spesifikasi kualitas bahan
baku dan bahan penolong yang ditetapkan, ketiadaan penanganan yang
efektif terhadap bahan baku dan bahan penolong itu, dll.

5. Media: berkaitan dengan tempat dan waktu kerja yang tidak
memperhatikan aspek-aspek kebersihan, kesehatan dan keselamatan
kerja, dan lingkungan kerja yang kondusif, kekurangan dalam lampu
penerangan, ventilasi yang buruk, kebisingan yang berlebihan, dll.

6. Motivation (motivasi): berkaitan dengan ketiadaan sikap kerja
yang benar dan profesional (tidak kreatif, bersikap reaktif, tidak
mampu bekerjasama dalam tim, dll), yang dalam hal ini disebabkan
oleh sistem balas jasa dan penghargaan yang tidak adil kepada tenaga
kerja.

7. Money (keuangan): berkaitan dengan ketiadaan dukungan
finasial (keuangan) yang mantap guna memperlancar peningkatan proses
menuju target kinerja yang telah ditetapkan itu.

Langkah Ketiga: Solusi Masalah Secara Efektif dan Efisien

Berdasarkan uraian di atas, maka kita dapat menyusun langkah-langkah
solusi masalah yang efektif dan efisien, yaitu:

1. Mendefinisikan masalah secara tertulis, yang berkaitan dengan
pertanyaan-pertanyaan berikut:

Apa (What): Apa yang menjadi Akibat Utama (Primary Effect) dari
masalah itu?
Bilamana (When): Kapan terjadi masalah itu, sewaktu-waktu atau
sepanjang waktu?
Di mana (Where): Di mana masalah itu terjadi, lokasi dalam sistem,
fasilitas, atau komponen?
Mengapa (Why): Mengapa Anda serius memperhatikan masalah ini,
berkaitan dengan signifikansi dampak dari masalah itu?

2. Membangun diagram sebab-akibat yang dimodifikasi untuk
mengidentifikasi: (a) akar penyebab dari masalah itu, dan (b)
penyebab-penyebab yang tidak dapat dikendalikan, namun dapat
diperkirakan.

3. Setiap akar penyebab dari masalah dimasukkan ke dalam diagram
sebab-akibat yang mengkategorikan berdasarkan prinsip 7M (Manpower-
tenaga kerja, Machines-mesin-mesin, Methods-metode kerja, Materials-
bahan baku dan bahan penolong, Motivation-motivasi, Media-lingkungan
dan waktu kerja, dan Money-dukungan finansial yang diberikan),
sedangkan penyebab-penyebab yang tidak dapat dikendalikan namun dapat
diperkirakan, didaftarkan pada diagram sebab-akibat itu secara
tersendiri.

4. Mengidentifikasi tindakan atau solusi yang efektif melalui
memperhatikan dan mempertimbangkan: (a) pencegahan terulang atau
muncul kembali penyebab-penyebab itu, (b) tindakan yang diambil harus
berada di bawah pengendalian kita, dan (c) memenuhi tujuan dan target
kinerja yang ditetapkan.

5. Menerapkan atau melakukan implementasi terhadap solusi atau
tindakan-tindakan yang diajukan itu. Setiap tindakan perbaikan atau
peningkatan kinerja seyogianya didaftarkan ke dalam rencana tindakan
(action plans) yang memuat secara jelas setiap tindakan perbaikan
atau peningkatan mengikuti prinsip 5W-2H (What-apa tindakan
peningkatan yang diajukan?, When-bilamana tindakan peningkatan itu
akan mulai diterapkan?, Where-di mana tindakan peningkatan itu akan
diterapkan?, Who-siapa yang akan bertanggungjawab terhadap
implementasi dari tindakan peningkatan itu?, Why-mengapa tindakan
peningkatan itu yang diprioritaskan untuk diterapkan?, How-bagaimana
langkah-langkah dalam penerapan tindakan peningkatan itu?, How Much-
berapa besar manfaat yang akan diterima dari implementasi tindakan
peningkatan itu dan berapa pula biaya yang harus dikeluarkan untuk
membiayai implementasi dari tindakan peningkatan itu).

Silakan mencoba konsep ini dalam praktek kerja Anda, jika masih GAGAL
agar menghubungi saya untuk berdiskusi, di mana letak kegagalan itu?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s